Cập nhật & chuẩn pháp lý đến 15/8/2026
Nhiều quyết định tưởng chừng “an toàn” trong xử lý BHXH thực ra chỉ đúng về hình thức, sai về bản chất. Và BHXH luôn xét theo 3 nguyên tắc: đúng đối tượng – đúng căn cứ – đúng bản chất khoản thu nhập. Dưới đây là 15 tình huống HR hay ngộ nhận, kèm kết luận đúng để đối chiếu khi audit hồ sơ lương – hợp đồng.
Nhóm 1: Ngộ nhận về hình thức hợp đồng
1. Đổi tên HĐLĐ thành hợp đồng CTV là không phải đóng BHXH? HR thường nghĩ: không ký HĐLĐ thì không đóng BHXH. Thực tế: Sai. BHXH không phụ thuộc vào tên gọi hợp đồng. Nếu bản chất là làm việc có trả công, chịu sự quản lý – điều hành – giám sát của người sử dụng lao động thì vẫn thuộc diện đóng BHXH bắt buộc.
2. Làm part-time thì không phải đóng? HR thường nghĩ: làm vài giờ/ngày thì không đóng. Thực tế: Sai. Người làm việc không trọn thời gian nhưng thuộc nhóm luật định, có tiền lương trong tháng từ mức tối thiểu trở lên thì vẫn phải tham gia BHXH bắt buộc.
3. Hợp đồng dưới 1 tháng thì không phải đóng? HR thường nghĩ: hợp đồng ngắn hạn là không đóng. Thực tế: Sai. Không xử lý máy móc theo thời hạn hợp đồng. Nếu làm việc thường xuyên, liên tục, có quản lý, trả công thì vẫn có thể thuộc đối tượng đóng — cần đánh giá lại để tránh bị truy đóng.
Nhóm 2: Ngộ nhận về căn cứ đóng (lương, phụ cấp, hỗ trợ)
4. Chỉ cần đóng trên “lương cơ bản”? HR thường nghĩ: lương cơ bản = mức đóng BHXH. Thực tế: Sai. Phải xác định theo: lương theo công việc/chức danh + phụ cấp lương + các khoản bổ sung khác thuộc căn cứ đóng theo quy định.
5. Gọi là “phụ cấp” thì không đóng? HR thường nghĩ: cứ là phụ cấp thì chắc chắn không đóng. Thực tế: Sai. Phụ cấp lương (chức vụ, trách nhiệm, công việc, điều kiện lương…) có thể thuộc căn cứ đóng. Không được kết luận chỉ dựa vào tên gọi.
6. Đổi “phụ cấp” thành “hỗ trợ” là không đóng? HR thường nghĩ: gọi là hỗ trợ thì an toàn. Thực tế: Sai. Tên gọi không quyết định bản chất. Nếu mục đích, điều kiện, mức hưởng, tần suất chi trả không thay đổi thì vẫn có thể phải đóng.
7. Khoản bổ sung khác thì không đóng? HR thường nghĩ: khoản bổ sung luôn nằm ngoài diện đóng. Thực tế: Sai. Nếu xác định được mức tiền cụ thể, thỏa thuận trong HĐLĐ và trả thường xuyên, ổn định thì thuộc phạm vi phải xem xét trong căn cứ đóng.
8. Cứ gọi là “KPI” thì không đóng? HR thường nghĩ: KPI là khoản biến động nên không đóng. Thực tế: Sai. Tên gọi không đủ. Phải xem có chỉ tiêu, công thức, kết quả, biến động theo năng suất/chất lượng thật không. KPI cố định mỗi tháng → có rủi ro bị truy đóng.
9. P2, P3 trong lương 3P mặc nhiên không đóng? HR thường nghĩ: P1 đóng, P2/P3 mặc định không đóng. Thực tế: Sai. Phải phân loại theo bản chất khoản tiền, không theo tên mô hình. Nếu trả cố định, thường xuyên → vẫn có thể thuộc căn cứ đóng.
10. Thưởng chuyên cần cứ là “thưởng” thì không đóng? HR thường nghĩ: đã gọi là thưởng thì không đóng. Thực tế: Sai. Cần kiểm tra căn cứ, điều kiện, công thức và mức độ biến động. Tên gọi “thưởng” không quyết định bản chất.
11. Điện thoại – xăng xe – nhà ở – ăn ca… đưa vào “hỗ trợ” là không đóng? HR thường nghĩ: cứ gọi “hỗ trợ” là nằm ngoài BHXH. Thực tế: Sai. Phải xem mục đích, đối tượng, điều kiện, quy chế và thực tế chi trả. Không kết luận chỉ dựa vào tên.
12. HĐLĐ ghi lương thấp, phần còn lại đưa sang quy chế là an toàn? HR thường nghĩ: HĐLĐ ghi 7 triệu → chỉ đóng 7 triệu. Thực tế: Sai. Phải audit xuyên suốt HĐLĐ – phụ lục – quy chế lương – KPI – bảng lương – chứng từ – thực tế chi trả.
Nhóm 3: Ngộ nhận về đối tượng tham gia
13. Người quản lý DN không hưởng lương thì không thuộc diện bắt buộc? HR thường nghĩ: không hưởng lương = không thuộc BHXH. Thực tế: Sai. Luật BHXH 2024 đã mở rộng đối tượng với nhóm người quản lý DN, kiểm soát viên… theo phạm vi luật định, kể cả không hưởng tiền lương.
14. Chủ hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc? HR thường nghĩ: chủ hộ chỉ tham gia tự nguyện. Thực tế: Sai. Luật BHXH 2024 đã mở rộng đối tượng với chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh (theo phạm vi/lộ trình luật định).
15. “Tối ưu” BHXH = đóng càng ít càng tốt? HR thường nghĩ: thiết kế để đóng càng thấp càng tốt. Thực tế: Sai. Tối ưu đúng nghĩa là đóng đúng khoản pháp luật không yêu cầu, và không thiếu những khoản bắt buộc phải đóng.
7 câu hỏi vàng khi audit một khoản thu nhập
- Khoản này trả để làm gì?
- Bản chất là gì? (lương/phụ cấp lương/khoản bổ sung/thưởng – phúc lợi – hỗ trợ/khoản biến động theo kết quả?)
- Có xác định được mức tiền cụ thể không?
- Có cố định, hay phụ thuộc/biến động theo kết quả?
- Điều kiện hưởng và công thức tính là gì?
- Được quy định ở đâu? (HĐLĐ / phụ lục / quy chế / KPI / chính sách phúc lợi?)
- Thực tế doanh nghiệp trả như thế nào?
Ma trận audit BHXH 2026
| Khoản cần kiểm tra | Không kết luận dựa vào | Phải kiểm tra thêm |
|---|---|---|
| Lương chức danh | Tên “lương cơ bản” | Công việc/chức danh |
| Phụ cấp trách nhiệm | Tên phụ cấp | Bản chất, điều kiện |
| KPI | Tên KPI | Chỉ tiêu, công thức, kết quả |
| P2/P3 | Tên mô hình 3P | Bản chất & biến động |
| Chuyên cần | Cách gọi, công thức | Điều kiện, công thức |
| Điện thoại, xăng xe… | Chữ “hỗ trợ” | Mục đích, quy chế, thực tế |
| Thưởng | Tên “thưởng” | Căn cứ, điều kiện quan hệ & điều kiện |
| CTV/Part-time | Tên hợp đồng | Bản chất quan hệ lao động |
3 vùng rủi ro HR phải tìm ra
- Sai đối tượng — Người thuộc diện bắt buộc nhưng chưa tham gia.
- Sai căn cứ — Khoản thuộc căn cứ đóng nhưng doanh nghiệp đang loại ra.
- Sai hồ sơ/bản chất — HĐLĐ – quy chế – bảng lương – chứng từ – thực tế chi trả không khớp nhau.
Căn cứ pháp lý chính
- Luật BHXH số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025)
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025)
- Nghị định 274/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 30/11/2025)
- Công văn, thông tin chính thức của BHXH Việt Nam
Mức tham chiếu 2026 (từ 01/7/2026)
- Mức tham chiếu: 2.530.000 đồng/tháng
- Mức trần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc: 50.600.000 đồng/tháng
Cảnh báo
Chậm đóng, trốn đóng BHXH có cơ sở xử lý cụ thể theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP. HR cần phát hiện và xử lý ngay, không chờ đến khi bị truy thu.
Nguyên tắc vàng BHXH 2026
“Không đóng theo tên gọi. Đóng theo bản chất, đúng quy định, đủ căn cứ.”