Nhân viên chứng từ là vị trí “xương sống” của bất kỳ công ty Freight Forwarding nào, nhưng cũng là vị trí có tỷ lệ tuyển sai cao nhất mà tôi từng gặp. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến — và cách tôi đã điều chỉnh quy trình tuyển dụng để giảm tỷ lệ nghỉ việc trong 3 tháng thử việc.
1. Chỉ tuyển theo kinh nghiệm, bỏ qua khả năng chịu áp lực deadline
Chứng từ xuất nhập khẩu có deadline rất khắt khe — trễ một bộ B/L, một tờ khai hải quan có thể khiến lô hàng bị phạt lưu container, ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Nhiều ứng viên có CV đẹp, từng làm ở công ty lớn, nhưng khi phỏng vấn sâu lại không chịu được nhịp độ làm việc dồn dập cuối ngày, cuối tuần.
Cách xử lý: Trong vòng phỏng vấn, tôi luôn hỏi ứng viên kể lại một tình huống họ phải xử lý nhiều bộ chứng từ cùng lúc với deadline gấp — không chỉ hỏi “bạn có chịu được áp lực không” (câu này ai cũng trả lời được là “có”).
2. Không kiểm tra kỹ khả năng đọc hiểu tiếng Anh chuyên ngành
Nhiều ứng viên ghi “tiếng Anh giao tiếp tốt” trong CV nhưng khi đưa một bộ chứng từ thật (invoice, packing list, B/L) để đọc và tóm tắt lại, tốc độ xử lý rất chậm. Đây là kỹ năng sống còn vì chứng từ sai một chi tiết nhỏ (số lượng, trọng lượng, mã HS) có thể gây hậu quả lớn.
Cách xử lý: Thêm bài test thực hành 15 phút: đưa một bộ chứng từ mẫu (đã ẩn thông tin khách hàng thật), yêu cầu ứng viên chỉ ra các điểm cần lưu ý hoặc nghi vấn sai lệch.
3. Bỏ qua đánh giá về tính tỉ mỉ, cẩn thận
Đây là kỹ năng khó đánh giá qua phỏng vấn thông thường. Một ứng viên nói chuyện lưu loát, tự tin chưa chắc đã là người làm chứng từ cẩn thận.
Cách xử lý: Bài test có chủ đích cài lỗi nhỏ (sai ngày tháng, sai đơn vị tính, thiếu chữ ký) để xem ứng viên có phát hiện ra không, thay vì chỉ hỏi “bạn có cẩn thận không”.
4. Thông tin công việc mô tả không đúng thực tế
Nhiều tin tuyển dụng viết “giờ hành chính, không tăng ca” nhưng thực tế nhân viên chứng từ vẫn phải xử lý gấp ngoài giờ khi có lô hàng gấp. Sự sai lệch này khiến nhân viên mới nghỉ việc rất nhanh sau khi va chạm thực tế.
Cách xử lý: Mô tả công việc trung thực ngay từ vòng phỏng vấn đầu, kể cả những phần không “đẹp” như khả năng phát sinh việc ngoài giờ theo mùa vụ.
5. Không có lộ trình đào tạo rõ ràng cho người mới
Tuyển được người phù hợp nhưng thả họ vào việc mà không có người kèm cặp, không có checklist onboarding — kết quả là nhân viên mới mất tự tin và nghỉ việc trong tháng đầu.
Cách xử lý: Áp dụng checklist onboarding theo mốc 30-60-90 ngày, có người hướng dẫn (buddy) cụ thể trong 2 tuần đầu tiên. Bạn có thể tham khảo mẫu checklist trong Kho tài liệu HR.
Kết luận
Tuyển đúng người cho vị trí chứng từ không nằm ở việc tìm CV “đẹp” nhất, mà ở việc thiết kế quy trình phỏng vấn mô phỏng đúng áp lực và tính chất công việc thật. Đầu tư thêm 30 phút cho bài test thực hành ở vòng phỏng vấn có thể tiết kiệm hàng tháng đào tạo lại người mới.