Không ít công ty quy mô vừa và nhỏ trong ngành Logistics vẫn xem Nội quy lao động (NQLĐ) là một thủ tục “cho có” — soạn xong rồi cất tủ, không đăng ký, hoặc đăng ký xong không niêm yết. Với mức phạt được siết lại từ tháng 9/2026, đây là thời điểm phù hợp để HR rà soát lại toàn bộ quy trình này. Bài viết tổng hợp những điểm cần nắm khi soạn thảo và đăng ký NQLĐ.
1. Khi nào bắt buộc phải đăng ký NQLĐ?
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký NQLĐ tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Dưới 10 lao động thì không bắt buộc đăng ký, nhưng vẫn nên có NQLĐ bằng văn bản để làm căn cứ xử lý kỷ luật khi cần.
2. Thời hạn nộp và phản hồi từ cơ quan quản lý
- Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký.
- Khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh sẽ cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ.
- Nếu NQLĐ có nội dung trái pháp luật, trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan sẽ có văn bản hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
- Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị đặt tại các tỉnh/thành khác nhau, sau khi NQLĐ có hiệu lực, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi NQLĐ đến cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi đặt từng chi nhánh, đơn vị.
Thời điểm có hiệu lực: NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký (hoặc đăng ký lại). Nhiều HR bị động vì tưởng nộp xong là có hiệu lực ngay — cần tính mốc thời gian này khi lên kế hoạch áp dụng.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị
a. Văn bản đề nghị đăng ký NQLĐ b. Nội quy lao động c. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu doanh nghiệp có tổ chức này) d. Các văn bản khác liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có)
4. Nội dung bắt buộc phải có trong NQLĐ
Nội dung NQLĐ không được trái với pháp luật lao động và các quy định liên quan, tối thiểu phải bao gồm:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
- Trật tự tại nơi làm việc
- An toàn, vệ sinh lao động
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý
- Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
- Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng
- Trách nhiệm vật chất
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung NQLĐ, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Sau khi ban hành, NQLĐ phải được thông báo đến toàn thể người lao động và niêm yết những nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc — bước này rất dễ bị bỏ sót nhưng lại là một trong hai lỗi bị phạt riêng (xem mục 6).
5. Các bước đăng ký trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Từ 2026, việc đăng ký NQLĐ có thể thực hiện trực tuyến qua dichvucong.gov.vn, gồm 6 bước:
a. Truy cập và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã xác thực tại dichvucong.gov.vn b. Tìm thủ tục bằng từ khóa “Đăng ký nội quy lao động”, chọn thủ tục thuộc lĩnh vực lao động và cơ quan giải quyết theo địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở c. Khai báo thông tin: thông tin doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, nội dung đề nghị đăng ký, thông tin liên hệ nhận kết quả d. Tải hồ sơ điện tử: đính kèm đầy đủ các thành phần hồ sơ nêu ở mục 3, kiểm tra kỹ trước khi gửi e. Ký số và nộp hồ sơ bằng chữ ký số của doanh nghiệp; hệ thống cấp mã hồ sơ để tra cứu f. Theo dõi và nhận kết quả qua tài khoản Cổng Dịch vụ công, hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của địa phương, hoặc email/tin nhắn nếu đã đăng ký nhận thông báo
(Xem sơ đồ minh hoạ 6 bước bên dưới.)
6. Mức phạt mới cần lưu ý (từ 10/9/2026)
Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (ban hành 15/7/2026, có hiệu lực từ 10/9/2026) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động:
- Phạt 1.000.000 – 3.000.000 đồng nếu doanh nghiệp không thông báo NQLĐ đến toàn bộ người lao động, hoặc không niêm yết những nội dung chính của NQLĐ ở nơi cần thiết tại nơi làm việc.
- Phạt 5.000.000 – 10.000.000 đồng nếu doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp: không đăng ký NQLĐ; không có NQLĐ bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; hoặc sử dụng NQLĐ chưa có hiệu lực/đã hết hiệu lực.
Đây là mức phạt hành chính đối với cá nhân vi phạm; theo nguyên tắc chung, tổ chức vi phạm thường bị phạt gấp đôi mức phạt cá nhân đối với cùng hành vi — HR nên đối chiếu lại với văn bản chính thức của nghị định khi áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.
7. Checklist nhanh cho HR
- Công ty đang sử dụng từ 10 lao động trở lên → bắt buộc có NQLĐ đăng ký chính thức
- NQLĐ hiện tại đã được đăng ký, hay chỉ mới ban hành nội bộ?
- Đã tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) trước khi ban hành/sửa đổi chưa?
- NQLĐ đã được niêm yết tại nơi làm việc và thông báo đến toàn thể nhân viên chưa?
- Nếu có nhiều chi nhánh ở tỉnh/thành khác — đã gửi NQLĐ đến cơ quan quản lý lao động tại từng địa phương chưa?
- Đã tính đúng mốc “hiệu lực sau 15 ngày” khi lên kế hoạch áp dụng NQLĐ mới chưa?
Bài viết mang tính chia sẻ kinh nghiệm thực tế, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức. Với các mốc thời gian và mức phạt, HR nên đối chiếu văn bản gốc của Nghị định 283/2026/NĐ-CP trước khi áp dụng.